MINAUT INDONESIA
Selasa, 17 Mei 2011|
danta(Minaut = Pemecahan Persoalan dan Pengambilan Keputusan)
Pengantar
Dalam menjalankan tugasnya sehari-hari, apa pun bidang tugasnya, manajer selalu menghadapi empat pertanyaan pokok:
- Apa yang sedang terjadi di unit kerja saya?
- Mengapa hal itu terjadi?
- Tindakan apa yang harus diambil?
- Apa yang mungkin menghambat rencana/tindakan saya?
Keempat pertanyaan itulah yang menjadi pekerjaan pokok manajer. Manajer harus memecahkan persoalan, mengambil keputusan dan merencanakan pelaksanaan keputusan. Dalam melaksanakan pekerjaan pokok tersebut, yang terjadi adalah: Mengolah informasi yang masuk dibenak seorang manajer dan menghasilkan keluaran output berupa sebab suatu persoalan, alternatif terbaik atau rencana pelaksanaan keputusan.
Secara skematis dapat digambarkan sebagai berikut:
MASUKAN PROSES KELUARAN
Informasi ---------à Benak Manajer ----à Sebab Persoalan
Tindakan
Bagaimana Meningkatkan Mutu Keputusan?
Jika keputusan itu merupakan keluaran (ouput) seorang manajer, dengan melihat urutan terjadinya keputusan itu, maka mutu keputusan dapat diperbaiki dengan:
- Memperbaiki mutu masukan (input)
Informasi yang diterima manajer haruslah benar, tepat waktu dan relevan
- Memperbaiki mutu proses
Informasi yang bermutu saja belum cukup. Mutu Proses, dalam arti proses berpikir sistematis, juga menentukan mutu keputusan yang dihasilkan
Apa mutu Proses itu?
Berpikis sistematis dapat dibedakan dalam 4 proses:
- Analisis Situasi (AS)
- Analisis Persoalan (AP)
- Analisis Keputusan (AK)
- Analisis Persoalan Potensial (APP)
Masalah yang berbeda, seringkali memerlukan proses berpikir sistematis yang berbeda. Disinilah, kadang-kadang para manajer yang selalu berhadapan dengan segudang permasalahan perlu mengenali keempat sistematika tersebut sebagai pegangan. Skema “Kerangka Proses Minaut” dapat dilihat pada lampiran.
ANALISIS SITUASI
Berbahagialah manejer yang selalu menghadapi masalah yang spesifik, “tunggal”. Bagaimana kalau masalahnya rumit, kompleks? Kita harus mampu memecahkan masalah yang kita hadapi. Masalah yang sudah jelas berarti telah terselesaikan setengahnya. Dalam menganalisis situasi ada tiga tahapan yang harus kita lakukan : (1) memisah-misahkan; (2) menentukan prioritas dan (3) menentukan proses yang cocok untuk menyelesaikannya (Menempatkan)
I. Memisah-misahkan
Langkah pertama yang dilakukan adalah memisah-misahkan. Untuk apa? Agar menjadi beberapa masalah tunggal.
1. Rumusan masalah kadang-kadang terlalu umum. Disini kita perlu mengajukan pertanyaan-pertanyaan spesifik (merinci), sehingga masalah-masalah tunggal yang sebenarnya dapat dipisahkan satu sama lain
2. Berbagai masalah kadang-kadang ada hubungan satu sama lain dan bisa disusun kerangka sebab-musababnya. Mata rantai yang demikian akan lebih memudahkan kita untuk menyelesaikannya, yaitu menggunakan teknik Stairstepping.
3. Sering juga dihadapi masalah yang sudah lama terjadi dan tak kunjung tuntas, sebut saja masalah “abadi”. Disini mungkin diperlukan pemisahan menurut bidang atau golongan tertentu
II. Prioritas
Langkah memisah-misahkan menghasilkan sejumlah masalah tunggal. Pertanyaan berikutnya adalah : “Mana masalah yang harus diselesaikan terlebih dahulu?” Untuk menjawab pertanyaan ini maka kita perlu menetapkan skala prioritas. Ada tiga pertimbangan yang bisa digunakan untuk menentukan prioritas:
1. Kegawatan (seriousness)
Besarnya akibat atau kerugian yang dinyatakan dalam besaran kuantitatif. Berapa rupiah, orang, produk, pelanggan?
2. Mendesak (urgency)
Pertimbangan dari aspek waktu. Masih dapat ditunda atau harus segera? Semakin pendek tenggang waktunya, semakin mendesak
3. Perkembangan
Yaitu kecenderungan atau perkembangan akibatnya sendiri, semakin meningkat atau menurun
Kita dapat menilai ketiga pertimbangan di atas Tinggi, Sedang, dan Rendah. Masalah prioritas adalah masalah yang kegawatannya tinggi, mendesaknya tinggi dan perkembangannya juga tinggi.
III. Menempatkan
Setelah kita memperoleh masalah tunggal yang prioritas, langkah berikutnya adalah menentukan proses yang cocok untuk menyelesaikannya. Ada tiga kemungkinan sifat masalah:
1. Jika masalahnya berupa penyimpangan dari standar, dan memang perlu diketahui sebabnya maka dapat digunakan proses AP
2. Jika masalahnya berupa pilihan diantara sejumlah alternatif, maka dapat digunakan proses AK untuk menentukan alternatif terbaik
3. Jika masalahnya berupa menentukan tindakan untuk menjamin keberjhasilan pelaksanaan suatu keputusan, maka dapat digunakan proses AP yang mencoba mengidentifikasi persoalan potensial yang meungkin timbul dan menyiapkan tindakan preventif (pencegahan) dan tindakan protektif (penanggulangan)
Posted in
0 komentar for this post
Leave a reply